Meetings sind ein wichtiger Bestandteil der Geschäftswelt und können dazu beitragen, Entscheidungen zu treffen und Projekte voranzutreiben. Doch Meetings sind meist leider auch enorme Zeitfresser, die die Gesamtproduktivität einer Abteilung und / oder eines Unternehmens mindern können. In diesem Blogbeitrag wollen wir Ihnen hilfreiche Tipps mitgeben, wie Sie Ihre Meetings produktiver gestalten und die Meetingkultur in Ihrem Unternehmen stärken können.
Unser erster Tipp an Sie ist so wichtig wie er banal scheint: Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer über den Zweck und das Ziel des Meetings informiert sind. Ein Meeting ohne klare Zielsetzung oder Zielvorstellung wird mit hoher Wahrscheinlichkeit wenig strukturiert und unproduktiv. Eine vorherige Mitteilung an alle Teilnehmer mit klaren Informationen hilft dabei, sicherzustellen, dass alle Teilnehmer vorbereitet sind und wissen, worauf sie sich einstellen müssen.
Im Zuge dieser Vorbereitung ist es natürlich auch wichtig, eine konkrete Agenda aufzustellen. Eine gut strukturierte Agenda, mit spezifischen Themen und Zeitrahmen trägt dazu bei, dass ein Meeting pünktlich beginnt, endet und alle wichtigen Themen behandelt wurden. Eine solche Agenda hilft Ihren Mitarbeitenden außerdem, ihre Vorbereitungen für das Meeting besser zu gestalten und Planungen vorzunehmen.
Ein weiterer Punkt, der öfter als gedacht vergessen oder manchmal nicht ganz durchdacht wird, ist die Anzahl und Art der Teilnehmer eines Meetings. Um ein produktives Meeting abzuhalten, sollten nicht zu viele Teilnehmer dabei sein, da sonst oftmals eine Entscheidungsfindung verzögert wird und man in einer Diskussion unnötige Runden dreht. Wichtig in dem Zuge ist auch, sich klar zu sein, wen man zu einem Meeting einlädt. Hierbei helfen z.B. folgende Fragen, die man sich stellen sollte, bevor man die halbe Belegschaft zu einem Meeting einlädt, in dem die Hälfte der Kollegen dann still und frustriert ihre Arbeitszeit verschwendet:
- Hat dieser Mitarbeiter Berührungspunkte mit dem zu besprechenden Thema?
- Kann er/sie konstruktiv etwas zur Diskussion beitragen?
- Betrifft das Meeting diesen Mitarbeiter?
Hat man die richtigen Teilnehmer ausgewählt und eingeladen, sollte man gewisse Rollen verteilen. Ein gut strukturiertes Meeting kommt beispielsweise ohne einen Moderator nicht aus. Ein Moderator stellt sicher, dass das Meeting auf Kurs bleibt und alle wichtigen Themen besprochen werden. Außerdem sorgt er dafür, dass alle Teilnehmer die Chance haben, ihre Meinung zu äußern, dass die Diskussionen produktiv und zielführend sind und dass die Agenda eingehalten wird. Ebenso liegt es in der Verantwortung des Moderators, sicherzustellen, dass alle wichtigen Entscheidungen dokumentiert und das gesamte Meeting protokolliert wird.
Das Protokoll muss nicht zwingend vom Moderator selbst geführt werden. Diese Aufgabe kann auch jemand anderes übernehmen. Allerdings muss der Moderator sicherstellen, dass diese Aufgabe ordnungsgemäß ausgeführt wird.
Ein gutes Protokoll beinhaltet:
- Die Namen der Teilnehmer
- Tagesordnungspunkte
- Die wichtigsten Punkte des Besprochenen
- Getroffene Entscheidungen
- Daraus resultierende Aufgaben und Verantwortlichkeiten sowie Timings
Der letzte Punkt, den wir in diesem Blogbeitrag nennen wollen, ist gleichzeitig auch einer der wichtigsten. Wenn Sie bisher gewisse Aspekte, wie die Rollenverteilung oder die Planung einer Agenda in Ihrem Unternehmen noch nicht regelmäßig umgesetzt haben, diese aber gerne etablieren wollen, müssen Sie diesen letzten Punkt unbedingt beachten.
Die Einführung neuer Praktiken kann schwer sein, da Menschen nun mal Gewohnheitstiere sind. Wir lieben gewohnte Abläufe und uns nur sehr ungern von diesen, auch wenn dies bedeutet, weiterhin nicht zielführende Meetings abzuhalten, in denen man sich womöglich sogar langweilt. Daher müssen Sie und die gesamte Chefetage mit strahlendem Beispiel vorausgehen.
Halten sich Führungspersonen in einem Unternehmen stringent an neue Abläufe und verfallen nicht selbst in den Gewohnheitstrott, dann kann man neue Abläufe schneller etablieren als man denkt. Daher ist es unfassbar wichtig, dass Sie die erste Person sind, die Ihre Mitarbeiter motiviert umzudenken.
Wir hoffen, dass Ihnen dieser Blogbeitrag weiterhilft und Sie noch produktivere Meetings abhalten.
Quellen:
Produktive Meetings: Die 5 wichtigsten Regeln für erfolgreiche Besprechungen (sennheiser.com)
Methoden für produktivere Meetings| Regus
8 Schritte zur produktiven Meetingkultur für dein gesamtes Team (janettdudda.de)